El informe es una comunicación escrita usada en empresas, instituciones públicas y privadas con distintos propósitos: manejo de información, exposición de hechos, análisis, resumen de actividades, previsión de situaciones y solución de problemas.
En este tipo de documento el emisor maneja información concreta para un determinado receptor. Esto evita que se incluyan aspectos de inspiración personal ya que su intención es llegar a un conocimiento lo más exacto de hechos o problemas de la realidad.
De acuerdo a su estructura se pueden mencionar dos tipos de informes: el informativo y el analítico (Arias, 1998: 43)
Las características generales de cada uno de ellos son las siguientes:
Informe Informativo:
- Se exponen los hechos o situaciones en forma ordenada de acuerdo con el objetivo (de mayor a menor o a la inversa).
- Se evitan las posturas analíticas o interpretativas: (yo creo, yo pienso, sugiero, etc.).
- Su estilo es formal, conciso. Se recurre al tono narrativo y descriptivo.
- No se incluyen conclusiones, sólo datos e información relevantes.
Un informe informativo es, por ejemplo, el que se presenta (brevemente) a continuación:
Contexto (situación):
Carabineros de Chile solicita a la Administración del condominio X un informe con los números de los departamentos, los nombres y teléfonos de todos los propietarios y copropietarios, cuyo objetivo es registrarlos en un Plan de Seguridad.
Informe Analítico:
- Se analizan, interpretan (valoran o miden) hechos y situaciones de trascendencia para la empresa o institución.
- Se incluyen datos, recomendaciones y conclusiones que sirven para la toma de decisiones.
- Su estilo es analítico, documentado y formal.
- El (o los) productor(es) del informe pretenden influir en el pensamiento y en el comportamiento de otros.
Por ser el informe analítico más completo que el informativo lo usaremos como modelo para desarrollar más ideas sobre el informe. En todo caso, debemos señalar que en términos de estructura, la gran diferencia con el informe informativo es que este último no incluye sólo la parte correspondiente a las Conclusiones y Recomendaciones.
1. EL INFORME ANALÍTICO (interpretativo o técnico)
Este tipo de informe es también conocido como interpretativo (Chávez, 1993) o técnico (Iglesias, 2001).
1.1. Estructura general del informe analítico (interpretativo o técnico)
Este tipo de informe debe presentar una estructura que incluya las siguientes partes:
b) El abstract (extracto) o resumen ejecutivo
El abstract es un texto breve, objetivo y específico donde se resumen las ideas esenciales de un trabajo. Se coloca una página después de la portada. Los especialistas dicen que equivale a un 5% del contenido total. En el abstract no se deben incluir citas, gráficas o evidencias.
Sus ventajas:
- Ayuda al destinatario en la búsqueda y manejo de información.
- Economiza tiempo.
El índice es la organización de temas y subtemas en forma jerárquica y dependiente. Metodológicamente se recomienda utilizar el sistema decimal, el de números romanos o el de letras, con las subdivisiones correspondientes.
En ella encontramos:
- El contexto general del asunto.
- El objetivo del informe.
- La metodología empleada (Cómo se seleccionaron los datos, que enfoque se usa, etc.).
- Descripción de las partes del informe.
- Otros aspectos de importancia en la elaboración (términos usados, abreviaciones).
Esta parte del informe se recomienda escribirla cuando se haya concluido la redacción final ya que durante el
desarrollo ocurren algunos hechos o cambios relevantes que necesitan incluirse y explicarse en esta etapa.
En esta parte se analiza la situación. Se recogen y ordenan los hechos y los datos. Se revisan uno por uno. Se establece las causas de los problemas.
Las ideas que configuran una situación deben trabajarse de este modo:
1. Presentación de datos.
2. Agrupación de esos datos.
3. Se realiza el análisis de los datos y las causas del estado de la situación.
4. Redacción del análisis. En esta parte debes usar lo aprendido en los capítulos 2 y 3, es decir, determinar la idea principal, las secundarias, como estructurar los párrafos, qué modelos textuales usarás con el fin de darle una orden adecuado a tu escrito.
f) Conclusiones y recomendaciones
Las conclusiones integran los aspectos de más importancia desarrolladas en el informe, resumiendo las ideas básicas. Es posible que un informe no presente conclusiones, sino que pase inmediatamente a las recomendaciones. Eso dependerá del emisor, de la naturaleza del informe (contenidos, extensión) y de las exigencias y expectativas del (o los) destinatario(s).
g) Apéndices
Son documentos adicionales que complementan el informe. Tienen la función de apoyar la argumentación del informe.
h) Bibliografía
Se trata de las fuentes de información que nos han servido para desarrollar nuestro informe, es decir, libros, revistas, periódicos, entrevistas, artículos, etc.
Debes saber construir una bibliografía, ya que ello muestra, la honestidad y la rigurosidad del emisor o productor de un texto.
FORMATO BIBLIOGRÁFICO
MODELOS PARA DISEÑAR BIBLIOGRAFÍAS:
Aquí se presentan los elementos necesarios que debe incluir una bibliografía normalizada, acompañados de
ejemplos que consideran las normas ISO (International Standard Organization) y las normas APA (American Psychological Association).
1. LIBRO
a) Autor(es): ya sea institución o persona
b) Título de la publicación (en cursiva)
c) Número de edición (excepto la primera)
d) Lugar de publicación
e) Editorial
f) Año de publicación
g) Paginación (si se trata de obras de más de un volumen, se debe indicar el número de éstos sin mencionar las páginas)
h) Nota de serie
2. PARTE O CAPITULO DE UN LIBRO
a) Autor (es) del capítulo
b) Título del capítulo entre comillas
c) En: (subrayado y seguido de dos puntos), nombre del autor del libro, cuando éste difiere del autor del
capítulo, seguido del título del libro.
d) En su: (subrayado y seguido de dos puntos), cuando el autor del capítulo es el mismo autor del libro.
e) Lugar de publicación
f) Editorial
g) Año de publicación
h) Paginación
a) Título de la revista
b) Lugar de publicación
c) Volumen (cuando la revista lo incluye si procede)
d) Número (anotar entre paréntesis)
e) Fecha (indicar mes y año)
4. ARTICULO DE REVISTA
a) Autor(es) del artículo
b) Título del artículo entre comillas
c) Título de la revista (subrayado o con letra diferente: Cursiva de preferencia)
d) Lugar de publicación
e) Volumen (cuando la revista lo incluye)
f) Número (anotar entre paréntesis)
g) Paginación (precedida de dos puntos)
h) Fecha (indicar mes y año)
5. ARTICULO DE UN DIARIO
a) Autor(es) del artículo si lo hubiere
b) Título del artículo entre comillas
c) Título del diario (subrayado o en letra diferente)
d) Lugar de publicación
e) Fecha (indicar día, mes y año)
f) Sección (si la hubiere) y Paginación
g) Columna
6. TESIS
a) Autor
b) Título
c) Mención de la tesis (indicar grado al que opta entre paréntesis)
d) Lugar
e) Nombre de la Universidad, Facultad o Escuela
f) Fecha de publicación
g) Paginación
7. CONFERENCIA, CONGRESO O REUNIÓN
a) Nombre del congreso, conferencia o reunión
b) Número de la conferencia, año y lugar de realización de la reunión (entre paréntesis)
c) Título de la obra
d) Lugar de publicación
e) Editorial
f) Fecha de publicación
g) Paginación
8. DOCUMENTO PRESENTADO A UN CONGRESO O REUNIÓN
a) Autor(es)
b) Título del documento
c) En: seguido de nombre de la reunión, número, año y lugar de realización de la reunión (entre paréntesis).
d) Título de la obra subrayada o con letra diferente.
e) Lugar de publicación
f) Editorial
g) Fecha de publicación
h) Paginación
9. LEY
a) Número de la ley y denominación oficial si la tiene.
b) Título de la publicación en que aparece oficialmente.
c) Lugar de publicación
d) Fecha (indicar día, mes y año)
a) Autor (es)
b) Título de la obra
c) Indicación del tipo de material (entre corchetes [ ])
d) Número de edición (excepto la primera)
e) Lugar de publicación
f) Editorial o agencia productora
g) Fecha de publicación
h) Cantidad de diapositivas
i) Blanco y negro (b y n) o color (col.)
j) Material complementario
11. CASSETTE DE AUDIO
a) Autor (es) y título de la obra
b) Indicación del tipo de material (entre corchetes [ ])
c) Número de edición (excepto la primera)
d) Lugar de publicación
e) Editorial o casa grabadora
f) Fecha de la publicación
g) Cantidad de casetes
h) Duración en minutos (anotar entre paréntesis)
i) Monofónico o estereofónico
j) Material complementario
12. VIDEO
a) Título
b) Indicación del tipo de material (entre corchetes [ ])
c) Autores principales (productor, director, etc.)
d) Número de la edición (excepto la primera)
e) Lugar de publicación
f) Editorial o casa productora
g) Fecha de publicación
h) Cantidad de videocassettes
i) Sistema de video (VHS, BETA o UMATIC)
j) Duración en minutos (entre paréntesis)
k) Blanco y negro (b y n) o color (col.)
a) Título y autor(es)
b) Número de la edición (excepto la primera)
c) Lugar de publicación
d) Editorial o casa productora
e) Fecha de publicación
f) Cantidad de CD Roms
g) Plataforma (Windows, Mac)
a) Título del mapa o plano y autor(es) (ya sea una institución o una persona)
b) Número de edición (excepto la primera)
c) Datos matemáticos (escala, proyecciones, etc.)
d) Lugar de publicación
e) Editor
f) Año de publicación
g) Número de mapas, color (col), dimensión
a) Autor(es) (copyright de la página)
b) Año
c) Título
d) Dirección electrónica entre ángulos
e) Fecha de la visita entre corchetes
Para Arias (1998: 46-47) hay una secuencia que es la base de las etapas del informe analítico. Esta es anterior al informe. Ella la ejemplifica como similar a una situación en la que un médico examina a un paciente. La secuencia y la comparación es la siguiente:
La recopilación de información es imprescindible para la fundamentación de un informe. El tema de nuestro informe determinará las fuentes a las que recurriremos.
Cuando se elabora un informe se debe acudir a información de primera mano que se encuentre en la institución en donde se realiza, o sea, las fuentes primarias e internas, como por ejemplo: archivos, revistas técnicas, boletines, correspondencia interna, etc.
Si dicha información es insuficiente debe acudirse a fuentes secundarias y externas.
La información que vayamos seleccionar va a depender del tema y de las características del informe. Por ejemplo, si estoy realizando un informe sobre cuyo tema es "La alta rotación del personal administrativo en la empresa X", será necesario que recurra a fuentes directas (entrevistas, relatos, etc.). Si quiero informar sobre el deterioro de la infraestructura recurriré a fuentes primarias e internas.
1.2.2. Organización y redacción del informe
Como señalamos en la parte del informe correspondiente al Análisis, lo que debemos realizar es recoger y ordenar los hechos y los datos. Revisarlos y analizarlos. Posteriormente, realizar las conclusiones y sugerencias.
Es conveniente que en la redacción del informe se utilicen recursos visuales: gráficos, tabulaciones, diagramas, combinados con un estilo narrativo que presente clara y ordenadamente la información.
Los datos presentados permiten señalar lo siguiente:
1) Ocurrió una clara disminución en la producción de A en el 2003, en relación al 2002, pero que se recuperó en el 2004. Las razones se deben a…
2) El producto B presenta un aumento constante desde el 2002, situación predecible dado que…
3) El producto C igualmente presenta aumento, llamando la atención la duplicación en 2004 en relación al 2002, situación explicable por…
4) Podemos concluir que el ritmo de crecimiento es positivo en el trienio 2002-2004. Este crecimiento es posible observarlo en el siguiente gráfico:
1.2.3. Técnica y lenguaje del informe
- Use frases cortas, sencillas y claras.
- Revise la ortografía y la redacción: consulte las dudas en textos especializados.
- Evite repeticiones.
- Conserve un orden lógico en los párrafos: destaque las ideas principales.
- Incluya los datos necesarios.
- No falsee o equivoque datos y términos.
- No deje datos incompletos.
- Si el informe es muy extenso divídalo en partes.
- Utilice apoyo audiovisual cuando la naturaleza del informe lo permita.
- En la redacción use el estilo impersonal (Se trata de…) o la primera personal plural (Creemos que…)
En la presentación:
- Sea pulcro.
- Trabaje con una sola metodología.
- Cuide la tipografía y la disposición de la partes.
- Destaque lo más importante.
- Emplee una comunicación gráfica adecuada.
